La ricerca, condotta su un campione di 300 responsabili finanziari e 100 dipendenti, evidenzia come la gestione delle note spese sia un processo che andrebbe semplificato. Come? Attraverso tecnologie in grado di snellire i processi burocratici per destinare tempo, risorse ed energie del personale in attività più remunerative.
In media i responsabili amministrativi nelle PMI italiane impiegano oltre 2 ore per effettuare acquisti aziendali. La maglia nera al settore Costruzioni, in cui si impiegano in media 164 minuti. Seguono Commercio (154 minuti), Trasporto e magazzinaggio (143 minuti) e Noleggio, agenzie di viaggio, servizi di supporto alle imprese (159 minuti).
Il 54%dei responsabili intervistati vorrebbe esercitare un minore controllo diretto sulle spese dei propri dipendenti utilizzando prodotti fintech come carte prepagate controllabili in tempo reale.
Gli anticipi di spesa a carico dei dipendenti sembrano essere un problema ancora lontano dalla soluzione. Attualmente il 64% dei responsabili amministrativi intervistati dichiara che in azienda non si hanno regole in merito. Il 25% delle PMI italiane chiede ai dipendenti anticipare denaro, qualunque siano le condizioni o l’importo delle spese, con notevoli disagi a carico dei subordinati.
Anche quanto emerso dall’indagine sul campione dei 100 dipendenti pare confermare una convergenza di vedute. Più della metà dei dipendenti di PMI italiane ha dichiarato di dedicare fino a 2 ore al mese alla compilazione di note spesa. Inoltre il 67% vorrebbe che la propria azienda mettesse a disposizione strumenti innovativi per la gestione di pagamenti e note spese, per evitare gli sprechi di tempo e denaro. Il 52% è favorevole all’introduzione di software o applicazioni di gestione per eliminare una fonte di stress in più nel proprio lavoro. E se solo il 5% di pmi fornisce ai dipendenti gli anticipi di cassa, la maggior parte della categoria trova imbarazzante, oltre che oneroso dover sostenere le spese di propria tasca.
Aumento della produttività e riduzione degli sprechi tramite il controllo elettronico sono già di per sé delle ottime motivazioni per implementare nuove tecnologie nella contabilità aziendale,. Potremmo però aggiungerne un’altra. La possibilità di tenere sotto controllo le spese non approvate. Basti pensare che quasi 1 dipendente su 5 (17%) ha ammesso di aver speso denaro aziendale in situazioni non autorizzate.
Quadri aziendali e subordinati sono d’accordo sulla necessità di un sistema avanzato per semplificare il management delle risorse, che dia garanzie di trasparenza per evitare frodi. Utilizzando un sistema di carte prepagate collegate a una piattaforma di gestione intuitiva sarebbe possibile restare aggiornati in tempo reale sulle spese, risolvendo anche il problema dei rimborsi. La compilazione delle note spesa sarebbe ridotta, poiché tutti i dati sarebbero tracciati e conservati sullo smartphone. L’intera automazione e semplificazione del processo, può culminare in una forza lavoro più soddisfatta e più produttiva, con benefici sull’intera organizzazione.